In einer kurzen WhatsApp Nachricht vom Veranstalter und durch zahlreiche Anrufe aus der Willinger Wirtschaft erreichte uns überraschend die Nachricht von der Absage der Bike-Week durch den Veranstalter. Einen offiziellen und persönlichen Kontakt hat der Veranstalter mit uns nicht aufgenommen, um die Angelegenheit zu besprechen. Die Gemeinde hat immer hinter der Veranstaltung gestanden und hat auch immer betont, dass die Bike-Week mit ihren zahlreichen Besuchern eine gute und auch für Willingen wichtige sowie bereichernde Veranstaltung ist. Gerade die Willinger Wirtschaft hat uns hierbei immer durchweg positive Signale gegeben. Somit wurde sie auch ein fester Bestandteil in unserem Eventkalender, wenn es um die Diskussion über die Durchführung weiterer Events hier in Willingen geht. Es verwundert uns doch jetzt sehr, wie man hierbei vorgeht.
Absage überraschend - keine neuen Auflagen
Am 28.09.2023 haben wir mit dem Veranstalter im Nachgang über die zuletzt durchgeführte Bike-Week (2023) hier in Willingen gesprochen. Ziel war es, das erstklassige Event hier in Willingen wieder stattfinden zu lassen. Ein Hauptthema der Besprechung war die Live-Musik während der Veranstaltungstage, die sich deutlich über 23.00 Uhr ausdehnte, obwohl klar vertraglich geregelt war, dass ab 23 Uhr auf der Festivalbühne sowie im Festzelt keine Live-Acts durchgeführt und auch keine Musik mehr abgespielt werden darf. Diese Regelung besteht schon seit Beginn der Bike-Week in Willingen. In diesem Zusammenhang haben wir dem Veranstalter den Vorschlag unterbreitet, nach 23 Uhr in das Besucherzentrum zu wechseln, um dort Musik abzuspielen und somit die Party weiter stattfinden lassen zu können. Der Veranstalter befand die Idee für gut und wollte Möglichkeiten der Durchführung einer Indoor-Veranstaltung intern besprechen.
Neue und striktere Auflagen der Gemeinde wurden in diesem Gespräch weder platziert noch gefordert. Es ging auch nicht um die Frage der Beendigung sondern nur um mögliche Optimierungen zur erfolgreichen Durchführung der Bike-Week, die im Einklang mit den Bedürfnissen der übrigen Willinger Bevölkerung und anderen Gästen steht.
Ein weiteres Thema war die Kommunikation des Veranstalters mit den Teilnehmern. Hier war unsere Bitte, dass analog der Hamburg Harley Days die Kommunikation so geführt wird, dass die Teilnehmer der Bike-Week im Vorfeld der Veranstaltung über lärmmindernde Maßnahmen informeirt werden sollten. Hierzu wollte der Veranstalter ein Konzept erarbeiten und dieses im Frühjahr 2024 mit uns gemeinsam abstimmen. Hierzu kam es leider nicht; sondern nur zur überraschenden Absage, die wir bedauern.